Om oss
Integritet

Personuppgiftsbehandling i samband med kund- och medarbetarundersökningar

Vilka personuppgifter vi samlar in och från vem vi får personuppgifterna

De personuppgifter som IC-Potential samlar in och behandlar för att genomföra en kund- eller medarbetarundersökning varierar mellan olika undersökningar, men det vanligaste är att vi samlar in respondentens namn och e-postadress för att genomföra undersökningar via mailutskick. Vid medarbetarundersökningar brukar vi även samla in information om vem som är respondentens närmsta chef samt om respondenten har personalansvar eller ej. Vid kundundersökningar brukar vi samla in information om vilket företag Respondenten arbetar vid samt vilken roll Respondenten har hos företaget. Vilka personuppgifter vi behandlar för en specifik undersökning anges i inbjudningsmailet. Vi samlar alltid in de personuppgifter vi behöver från den kund som anlitat oss för att genomföra undersökningen. Kunden är personuppgiftsansvarig och IC-Potential är personuppgiftsbiträde.

Rättslig grund och syftet med undersökningen

Den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter är en intresseavvägning, kunden som beställt undersökningen anser att det är deras berättigade intresse att behandla dina personuppgifter för att genomföra undersökningen. Målet med undersökningen är att skapa välmående, engagerade och kundorienterade medarbetare och/eller förbättra sitt erbjudande gentemot kunderna.

Varför vi behandlar dina personuppgifter, hur länge de sparas och vilka de delas med

Personuppgifterna samlas in från vår kund och behandlas av oss för att möjliggöra distribuering och genomförande av undersökningen, analysera resultatet för olika demografiska grupper samt för att kunna ge respondenten service vid frågor eller funderingar som rör undersökningen. Personuppgifterna och deras koppling till de svar respondenten lämnat sparas i 90 dagar efter det att enkäten har stängts. Endast IC-Potential har tillgång till personuppgifterna och dess koppling till svaren. Personuppgifter till respondenter som valt att inte delta i undersökningen raderas omedelbart i samband med undersökningens stängning, normalt tre veckor efter att du blivit inbjuden. När personuppgifterna raderas försvinner kopplingen till svarsinformationen som lämnats av respondenterna. Svarsinformationen sparas i sammanställd och avidentifierad form och presenteras för kunden som anlitat oss för genomförandet av undersökningen. Vi delar inte dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi inte är skyldiga att göra så enligt lag. Vi kommer aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU.

Dina rättigheter

Du äger dina personuppgifter. Deltagande i en undersökning är alltid helt frivilligt. Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring, begäran om att vi begränsar behandlingen, göra invändningar, begära radering av dina uppgifter eller för återkallelse av samtycke (ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades). En sådan begäran kan skickas per e-post till info@ic-potential.com eller via telefon på 08-410 809 00. Du når vårt dataskyddsombud på dpo@ic-potential.com. Om du begär att dina personuppgifter tas bort kommer eventuell svarsinformation i avidentifierad form sparas i syfte att inte påverka tidigare svarssammanställningar, men de personuppgifter vi registrerat om dig och dess koppling till insamlad svarsinformation kommer att tas bort. Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Behandling av personuppgifter i mejl

Vilka personuppgifter vi samlar in

När du kontaktar oss via mejl, antingen genom kontaktformuläret på denna hemsida eller om du skickat mejl direkt till någon anställd på IC-Potential, så registrerar och lagrar vi din mejladress och det du skrivit.

Rättslig grund och syfte med behandlingen

Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter när du kontaktar oss är intresseavvägning. Vi vill vara behjälpliga om du har frågor till oss, oavsett om det rör en undersökning som du har deltagit i, om du funderar på att anlita oss som leverantör eller om du undrar något annat.

Ibland använder vi oss av en annan rättslig grund för att behandla dina personuppgifter i mejl, exempelvis om din arbetsgivare valt att anlita oss som leverantör och du blir vår kontaktperson. I dessa fall ger vi dig alltid ytterligare information om varför vi sparar dina uppgifter, hur länge de sparas, med vilken rättslig grund och så vidare.

Hur länge vi sparar mejl och vilka tar som tar del av uppgifterna i mejlet

Hur länge ett specifikt mejl sparas beror helt och hållet på dess innehåll och på hur snabba vi är på att hjälpa dig med din fråga. Grundprincipen är att vi inte använder vår inkorg för lagring av information, utan raderar mejl när det aktuella ärendet är avslutat.

Samtliga anställda på IC-Potential har åtkomst till inkorgen som är kopplad till kontaktformuläret här på hemsidan. Mejl som skickas till en specifik medarbetare kan komma att delas med övrig personal om medarbetaren anser att det behövs för att ge dig bättre service. Vi delar inte dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi inte är skyldiga att göra så enligt lag. Vi kommer aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU.

Dina rättigheter

Du äger dina personuppgifter. Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring, begäran om att vi begränsar behandlingen, göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter. En sådan begäran kan skickas per e-post till info@ic-potential.com eller via telefon på 08-410 809 00. Du når vårt dataskyddsombud på dpo@ic-potential.com. Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Anonymitet

Ibland kan det vara känsligt att vara helt uppriktig i sina svar. Här besvarar vi de vanligaste frågorna om anonymitet.

Vart lagras mina svar?

När du har skickat in dina svar från undersökningen så lagras de i IC-Potentials databas i Gamla Stan. Till databasen har endast anställda på IC-Potential tillträde och vi lämnar aldrig någonsin ut enskilda svar. Samtliga anställda på IC-Potential har skrivit på sekretessavtal och vi jobbar under strikta regler från vår branschorganisation ESOMAR.

Går det att urskilja just mina svar?

Nej. Svaren presenteras på aggregerad nivå för vår kund dels i form av en PowerPoint-presentation, dels genom tillträde till vårt webbaserade analysverktyg. I analysverktyget finns en anonymitetsgräns som gör det omöjligt att se resultatet för mindre grupper än det tillåtna. Vilken anonymitetsgräns som gäller varierar mellan undersökningarna och anges alltid i inbjudningsmejlet, vanligtvis handlar det om 5 personer. Dina svar är således alltid en del av en större helhet.

Vad gäller för fritextsvar/öppna svar?

Fritextsvar som lämnas i undersökningen presenteras oredigerade för vår kund efter att samtliga svar på undersökningen har kommit in. En striktare anonymitetsgräns gäller för öppna svar och det går endast att bryta ut och se svaren fördelat per avdelning, kunden kan inte använda övriga demografiska data för att bryta ut svaren för en specifik grupp.


IC-Potential AB | Bredgränd 5, 111 30 Stockholm | Telefon 08 - 410 809 00 | E-post: info@ic-potential.com